Gestire un gruppo di persone che si riunisce per svolgere attività in comune è un modo gradevole per far pratica di leadership e soft skills

Come promuovere e far crescere un gruppo di attività

Alcuni consigli pratici per promuovere ed espandere gruppi di attività

Il webinar è disponibile come video (in inglese), col titolo "Tips and tricks on growing and promoting your group". Di seguito il riassunto, in italiano, liberamente rielaborato.

Introduzione

Durante il webinar vengono forniti alcuni consigli su come incrementare il numero di membri iscritti a un gruppo di attività sulla piattaforma di InterNations, come agire per promuoverlo e aumentare la partecipazione alle attività organizzate.

InterNations è un network digitale che fornisce alle persone espatriate strumenti adeguati per entrare in contatto con altri espatriati e persone originarie della zona dove si sono trasferiti.

Gli espatriati sono individui che decidono, per vari motivi, di andare a vivere in un'altra nazione per periodi medi o lunghi, di solito dai due o tre anni in su.

Una necessità da essi assai sentita è di crearsi il più presto possibile una prima cerchia sociale, di conoscenze e amicizie, che possa rendere loro più sopportabile il periodo di adattamento alla nuova vita e, soprattutto, alla nuova cultura, con la prospettiva di gettare le fondamenta per rapporti sociali da approfondire nel periodo della permanenza.

InterNations fornisce quindi agli espatriati una piattaforma digitale entro la quale comunicare con altri espatriati e con abitanti del posto.

Sono messi a disposizione strumenti digitali per organizzare eventi e attività da svolgere insieme, a partecipazione ampia (dai 60/70 partecipanti in su) o ridotta (meno di 20/25 partecipanti).

Questi incontri favoriscono la nascita di connessioni degli espatriati fra di loro e con le persone del posto.

Gli incontri più piccoli sono organizzati dai cosiddetti activity group, oggetto del webinar, ai quali ci riferiremo come gruppi oppure gruppi di attività e coinvolgono, a differenza degli eventi con maggiore partecipazione, i membri accomunati, oltre che dalla voglia di trascorrere del tempo in gradevole compagnia, da un medesimo interesse come, per esempio, il cibo, le passeggiate, i film, la birra artigianale, la meditazione, i libri, il parlare in pubblico, il teatro, i viaggi, le lingue straniere e la fotografia.

Perché promuovere un gruppo

Mediante la promozione di un gruppo, si inducono i membri a partecipare maggiormente alle attività organizzate dalla comunità locale, con la prospettiva di incontrare persone nuove e condividere esperienze con altri membri già conosciuti.

Per InterNations questo significa consolidare il rapporto con la propria base di iscritti, favorire il passaparola e attirare nuovi membri.

Semplici requisiti alla base del successo

La promozione di un gruppo ha successo quando la si fa con passione e questo accade quando le attività divertono innanzitutto chi le organizza e riguardano interessi, hobby o ciò che comunque piace fare insieme ad altri.

Chiunque può organizzare le attività di un gruppo, senza per forza essere professionista nelle PR o event manager.

Da parte sua, InterNations favorisce la creazione, il mantenimento e l'allargamento di un gruppo fornendo strumenti per la connessione con altri membri, per creare eventi, promuoverli, tenere conto del numero dei partecipanti, inviare comunicazioni a chi si iscrive alle attività e, infine, postare foto degli eventi, una volta che questi si sono conclusi.

Organizzare le attività di un gruppo richiede competenze semplici, che si possono imparare sul campo

Promozione di un nuovo gruppo

Per promuovere un gruppo appena creato, è utile chiedere agli organizzatori degli eventi ad ampia partecipazione di poter usare un microfono per annunciare la nascita del nuovo gruppo.

Durante l'intervento, che sarà breve, del nuovo gruppo se ne dà una breve descrizione, oltre a comunicarne l'avvenuta creazione, e soprattutto si comunica che la prima attività avrà luogo a breve, in uno dei giorni appena successivi all'evento.

Questo ultimo dettaglio è assai importante perché risveglia la curiosità e spinge chi ascolta l'annuncio a saperne di più. Di solito, infatti, durante la serata alcuni partecipanti si avvicineranno al responsabile del gruppo per chiedere ulteriori informazioni.

Per InterNations anche soltanto mettere in evidenza nel calendario degli incontri la prima attività di un gruppo appena formato significa dimostrare che la comunità locale è attiva e vivace.

Promozione di un gruppo già esistente

Se invece si deve rilanciare un gruppo già presente sulla piattaforma, del quale si è scelto di diventare responsabili, una prima azione è di invitare i propri contatti a iscriversi al gruppo. Nell'invito, si richiederà che i nostri contatti invitino a loro volta i propri.

Nel messaggio di invito è utile includere alcuni dettagli circa le attività che si intende organizzare nell'immediato futuro.

Appena investiti del ruolo, è importante presentarsi per comunicare che c'è un nuovo responsabile del gruppo.

Per pubblicizzare un gruppo, si contatta la comunità locale mediante messaggi o parlandoci direttamente

Annuncio di un'attività

Quando si annuncia un'attività sulla piattaforma di InterNations, la foto di copertina ha un ruolo fondamentale nell'attrarre partecipanti. Si scelgano perciò foto che ritraggono in modo adeguato il posto dove ci si incontra, gli interni se è un locale, un museo, un cinema, una sala meeting, oppure ciò che viene offerto alla fruizione, per esempio il tavolo del buffet se si tratta di un ritrovo per un pasto, statue e dipinti se si tratta di un museo, panorami se si tratta di un'escursione all'aperto.

Le foto dovrebbero essere luminose, piene di colore, in modo da trasmettere un'idea di energia che fuoriesce dalla foto stessa.

Rilevante ma non fondamentale è la scelta del titolo dell'incontro: se manca l'ispirazione, si può riproporre il titolo di un incontro precedente, se ha più o meno le stesse caratteristiche di quello che stiamo per pubblicare.

La descrizione dell'attività che avrà luogo dovrebbe contenere dettagli sufficienti per invogliare anche i membri più pigri a partecipare: se si tratta di un incontro per bere e mangiare insieme, si lodano l'assortimento di bevande e la bontà dei cibi del locale; se invece viene organizzato un incontro per scambio di conversazione, si sottolinea la possibilità di conoscere nuove persone di altre nazioni con le quali iniziare un tandem; una serata al cinema includerà commenti entusiasti sul film.

La descrizione dovrebbe riportare già nel primo paragrafo qualche dettaglio tale da attirare l'attenzione. È infatti spesso l'unico paragrafo che verrà letto dai più e per questo motivo torna utile agganciare potenziali partecipanti con un "attacco" della descrizione che invogli a proseguire nella lettura o, almeno, a cliccare il pulsante "Partecipo!"

Feedback

Appena terminata l'attività, per stimolare commenti da parte dei partecipanti, si può:
- inviare un messaggio a tutti i partecipanti intervenuti, ringraziando per la presenza;
- postare le foto dell'attività, se sono state scattate;
- richiedere esplicitamente un feedback.

Il feedback è importante perché aiuta a migliorare l'organizzazione degli incontri e spesso si ricevono segnalazioni di opportunità che si ignoravano: nuovi eventi, nuovi posti e contatti presso locali sono di solito le informazioni che i partecipanti condividono più volentieri.

Il feedback dai partecipanti aiuta a migliorare le doti organizzative e a scoprire nuove opportunità

Promozione online e offline

Per mantenere l'interesse su un gruppo, è buona norma postare con una certa regolarità informazioni circa quel che la città offre di interessante per il gruppo, anche senza organizzare un'attività al proposito.

Per promuovere il proprio gruppo è utile essere presenti agli eventi a più ampia partecipazione: durante lo svolgimento della serata, di conversazione in conversazione si può tranquillamente fare riferimento al proprio gruppo e parlarne brevemente.

Materiale informativo e creazione di un team

Per la gestione di un gruppo, torna utile la lettura del materiale informativo - le guidelines - che InterNations stessa mette a disposizione: qui si trovano le regole da seguire, molti consigli pratici e idee per rompere il ghiaccio quando fra i partecipanti ci sono facce nuove.

Per la gestione di un gruppo, InterNations ammette fino a un massimo di tre responsabili.

Questa è un'ottima opportunità per allenarsi a creare piccoli team e a lavorare in squadra: invitando uno o due altri membri a condividere le responsabilità e a coadiuvarci nel ruolo, aumentano le persone motivate a promuoverlo, arrivano idee fresche e si formano sinergie utili al mantenimento e alla crescita del gruppo.

In conclusione

Promuovere e far crescere un gruppo richiede competenze che possono essere imparate ed esercitate sul campo, senza dover per forza essere esperti di PR o di organizzazione di eventi.

Affinché l'incarico di responsabile di un gruppo porti soddisfazione a sé e agli altri, è innanzitutto fondamentale che ciò che si vuole organizzare faccia parte dei propri hobby preferiti o comunque ci risulti piacevole.

Il contatto diretto con la comunità locale, via messaggi interni alla piattaforma e faccia a faccia, costituisce uno dei pilastri per la promozione e la crescita di un gruppo.

Un gruppo ha concrete speranze di crescere quando offre ai propri membri occasioni piacevoli per condividere esperienze interessanti e, con una certa regolarità, anche informazioni sulle opportunità presenti in zona.

InterNations, da parte sua, fornisce sia strumenti utili per la creazione di gruppi e dei relativi eventi, sia ampia documentazione su come agire nel proprio ruolo di responsabile.

Tale ruolo, oltre a offrire occasione di incontrare altre persone con interessi simili, costituisce un'ottima palestra sia per creare e gestire piccoli team, sia per sviluppare le proprie competenze sociali.